QR-Rechnung im Schweizer E-Commerce: So funktioniert sie

Was ist die QR-Rechnung im Schweizer E-Commerce

Die QR-Rechnung ist der digitale Zahlungsstandard, der 2020 von SwissBanking und der SIX Group eingeführt wurde, um die alten roten und orangen Einzahlungsscheine zu ersetzen. Seit dem 1. Oktober 2022 ist sie das einzig zulässige Format für Zahlungsteile mit Schweizer Referenz. Sie kann als vollständige Zahlungsmethode im Checkout von Onlineshops verwendet werden.

So funktioniert sie im Online-Checkout

Nach Abschluss der Bestellung erhält der Kunde einen QR-Code, den er mit der E-Banking- oder Mobile-Banking-App scannen kann, um die Zahlung freizugeben. Die Zahlung erfolgt getrennt von der Lieferung: Der Betrag wird nach dem Scannen und der Bestätigung in der App vom Konto des Kunden auf das Konto des Verkäufers überwiesen.

Ablauf der Zahlung mit QR-Rechnung

Vorteile und Risiken für den Verkäufer

Für Händler ist die QR-Rechnung die günstigste Form des Kaufs auf Rechnung, mit Gebühren ab 0,50 %. Es findet keine Bonitätsprüfung des Kunden statt, und das Ausfallrisiko liegt vollständig beim Verkäufer.

Vorteile der QR-Rechnung für den Verkäufer

Technische Anforderungen und gesetzliche Pflichten

Der QR-Code misst 46 × 46 mm und muss schwarz auf weiss sein, mit dem 7 × 7 mm grossen Schweizerkreuz in der Mitte. Ab dem 21. November 2025 müssen Adressen strukturiert sein (Strasse, Nummer, PLZ, Ort, Land in separaten Feldern).

Zugelassen sind nur die Währungen CHF und EUR. Für die Verwendung der 27-stelligen QR-Referenz (QRR) (26 Ziffern plus eine Prüfziffer) ist ein QR-IBAN erforderlich (Clearingnummer von 30000 bis 31999); mit einem normalen IBAN kann die Creditor Reference (SCOR) oder keine Referenz (NON) verwendet werden.

Technische Anforderungen für eine gültige QR-Rechnung

Tools zum Erstellen und Versenden von QR-Rechnungen

Kostenlose Online-Generatoren werden von PostFinance (QR-Portal), UBS (QR-Portal) und Infinity (Tool ohne Registrierung) angeboten. Sie ermöglichen es, das PDF der Rechnung mit Zahlungsteil in wenigen Schritten zu erstellen.

Wer eine Rechnungssoftware nutzt, kann diese direkt integrieren; die Schweizerische Post bietet auch den Druck in der Filiale mit Paketen von 10 bis 50 Exemplaren (von 12.90 bis 23.90 CHF, inkl. MwSt.) an. Bei MWST-Registrierung muss die Steuer auf der Rechnung ausgewiesen werden (Pflicht ab einem Jahresumsatz von 100'000 CHF).

Kostenlose Plattformen zur Generierung von QR-Rechnungen

Automatische Abstimmung der Zahlungen

Die 27-stellige QR-Referenz (QRR) oder die Creditor Reference (SCOR) ermöglichen die automatische Zuordnung der Eingänge im Buchhaltungssystem und eliminieren Tippfehler. Bei Dutzenden von Rechnungen pro Monat reduziert die automatische Abstimmung den manuellen Aufwand; bei kleineren Volumina kann eine freie Mitteilung (NON) ohne strukturierte Referenz verwendet werden.

Digitale Alternativen: eBill

eBill ist ein Dienst, der Rechnungen direkt im E-Banking des Kunden zustellt, wo dieser sie prüfen und die Zahlung mit wenigen Klicks freigeben kann. Er kann in Kombination mit oder als Alternative zur QR-Rechnung genutzt werden. Laut Raiffeisen reduziert eBill den manuellen Aufwand und die Kosten, während die Transparenz bei den Zahlungen gewahrt bleibt. Das Angebot steht Unternehmen über ihre Hausbank zur Verfügung.

QR-Rechnung vs. eBill: Hauptmerkmale