S'inscrire sur une marketplace en Suisse : documents et vérification

Ce qui détermine les documents qui vous seront demandés

La marketplace définit ses propres champs et contrôles ; la forme juridique détermine quelles données et quels documents de l’entreprise sont disponibles. Pour vendre via Galaxus, un processus d’intégration commerciale est prévu, incluant l’ouverture d’un compte fournisseur.

L’inscription vendeur sur Kaufland Global Marketplace décrit quant à elle un parcours détaillé, comprenant les données du compte, les informations commerciales et fiscales, ainsi que le téléchargement de documents pour vérification. Les exigences de cette procédure ne doivent pas être automatiquement attribuées à Galaxus ou à d’autres plateformes.

D’abord la forme juridique : entreprise individuelle ou société

L’entreprise individuelle est une forme répandue pour ceux qui lancent une activité seuls. Elle ne requiert ni capital minimum ni l’intervention d’un notaire, mais suppose une activité commerciale, une raison sociale, l’affiliation à une caisse de compensation AVS et une adresse commerciale en Suisse.

L’inscription au registre du commerce est obligatoire pour une entreprise individuelle dont le chiffre d’affaires annuel brut atteint au moins CHF 100’000 ; une inscription volontaire est également possible. La raison sociale doit contenir le nom de famille du titulaire et l’objet social doit être formulé de manière concise et compréhensible.

Dans le canton du Tessin, la demande d’inscription se remplit sur un formulaire PDF, s’imprime, se signe et s’envoie à l’Office du registre du commerce. L’affiliation AVS est gratuite ; pour la procédure tessinoise, une taxe de CHF 80 est indiquée pour l’inscription de l’entité et de CHF 20 pour chaque autorisation à signer ou fonction inscrite.

Pour préparer les données de l’activité, tenez à disposition une pièce d’identité et la preuve de l’affiliation AVS ; ajoutez l’extrait du registre du commerce si l’entreprise y est inscrite. Ces documents concernent l’entreprise et ne constituent pas automatiquement les exigences de chaque marketplace.

Pièces d’identité admises : passeport, carte d’identité et autres

En Suisse, les pièces d’identité sont le passeport et la carte d’identité. Le passeport biométrique contient une puce avec les empreintes digitales et l’image du visage, tandis que la carte d’identité est dépourvue de puce.

Pour l’inscription vendeur sur Kaufland, le téléchargement d’une pièce d’identité est requis. Les citoyennes et citoyens suisses résidant à l’étranger peuvent demander en ligne le passeport ou la carte d’identité et, après examen de la demande, se présenter à la représentation suisse compétente pour la relève des données.

Documents de l’entreprise : AVS, registre du commerce et domicile

Le registre du commerce est géré par les cantons et rend publics les données des entreprises inscrites. Les extraits sont consultables en ligne via Zefix et peuvent être obtenus gratuitement ; les personnes morales peuvent également demander les statuts contre paiement.

Le numéro d’identification des entreprises (IDE) identifie l’entreprise de manière unique. Pour l’inscription tessinoise d’une entreprise individuelle, si le numéro IDE a déjà été attribué, il doit être indiqué dans la notification.

Pour la TVA, l’Administration fédérale des contributions (AFC) met à disposition des clarifications sur l’assujettissement et permet de transmettre en ligne les données de l’entreprise pour l’annonce. Vérifiez auprès de l’AFC si votre entreprise doit s’annoncer.

Validité et « fraîcheur » : quelle ancienneté maximale

Pour Kaufland, l’extrait du registre du commerce téléchargé ne doit pas avoir plus de quatre semaines. La taille de chaque fichier ne doit pas dépasser 4 Mo.

Avant l’envoi, comparez les données de l’entreprise saisies dans le formulaire avec celles de l’affiliation AVS et du registre du commerce. Pour une entreprise individuelle, vérifiez également que la raison sociale contient le nom de famille du titulaire.

La vérification d’identité étape par étape

Pour lancer l’inscription vendeur sur Kaufland, rendez-vous sur kaufland.com/join, choisissez « Inscription », sélectionnez l’abonnement et cliquez sur « Inscrivez-vous maintenant comme vendeur ». Saisissez une adresse e-mail et un mot de passe valides pour accéder au Seller Portal et acceptez les conditions de vente.

Indiquez le pseudonyme visible par les clients, le nombre moyen d’articles que vous comptez proposer et les catégories de vente. Insérez ensuite la forme juridique — personne physique, société de personnes ou personne morale — ainsi que les autres données commerciales et fiscales.

Téléchargez une pièce d’identité, la déclaration ou modification de début d’activité commerciale et un extrait du registre du commerce datant de moins de quatre semaines. Si vous n’agissez pas en votre propre nom, vous pouvez saisir les bénéficiaires effectifs ; complétez également les coordonnées et, pour les produits portant le marquage CE fabriqués hors de l’UE, les données du représentant autorisé conformément au Règlement sur la surveillance du marché.

Contrôlez les données et remplissez tous les champs obligatoires avant d’envoyer l’inscription. L’équipe de Kaufland Global Marketplace vérifie les données et, si elles sont complètes, active le compte sous trois jours ouvrables.

Au-delà des documents : ce que regarde vraiment la marketplace

Digitec Galaxus AG gère les portails digitec.ch et galaxus.ch. Pour vendre via Galaxus, un processus d’intégration commerciale est prévu, incluant l’ouverture d’un compte fournisseur.

Parmi les plateformes citées pour la vente en ligne figurent Galaxus, Digitec, Zalando, Amazon, eBay, renovero.ch et eat.ch. La présence de ces noms n’implique pas qu’elles aient toutes le même formulaire ou les mêmes contrôles pour les vendeurs.

Dans la procédure Kaufland, les catégories et le nombre moyen d’articles font partie des données requises ; certains types de produits peuvent exiger des exigences supplémentaires. Pour les produits portant le marquage CE fabriqués hors de l’UE, l’exigence relative au représentant autorisé est également indiquée.

Checklist avant d’appuyer sur « envoyer »

Préparez une pièce d’identité, la preuve de l’affiliation AVS et, si l’entreprise est inscrite, l’extrait du registre du commerce. Pour une entreprise individuelle, tenez prêts également les données de l’adresse commerciale et contrôlez la raison sociale et l’objet social.

Pour l’inscription vendeur sur Kaufland, préparez en outre les données commerciales et fiscales, la pièce d’identité à télécharger, la déclaration ou modification de début d’activité commerciale et un extrait du registre du commerce datant de moins de quatre semaines. Chaque fichier doit respecter la limite de 4 Mo.

Saisissez les coordonnées, le pseudonyme, le nombre moyen d’articles et les catégories, puis vérifiez tous les champs obligatoires. Si vous devez vous annoncer à la TVA, contrôlez l’assujettissement auprès de l’AFC et transmettez les données de l’entreprise via la procédure en ligne.